Nytt prosjekt ga resultater: – Har ført til helt konkrete endringer i hvordan vi skriver

Brevet fra kommunen ble kortere, ryddigere og tydeligere etter at ansatte og brukere var samlet til språkverksted.

– Vi må skrive slik at folk finner det de trenger, forstår det de finner og kan bruke det de finner til å gjøre det de skal, sier Steinar Larsen, rådgiver for kommunikasjon og digitalisering i Orkland kommune.

Gjennom våren har Larsen samarbeidet med tildelingskontoret i et pilotprosjekt for klarspråk i kommunen. Tildelingskontoret behandler søknader om helse– og omsorgstjenester og kommunale boliger i Orkland, og har hyppig skriftlig kontakt med innbyggerne.

Stammepreg i språket

Klarspråk er korrekt, klar og brukertilpasset kommunikasjon. De siste årene har mange kommuner og andre offentlige instanser jobbet med å skrive på en måte som skal være enkel å forstå for mottakeren.

I prosjektet med tildelingskontoret var det derfor naturlig å invitere brukergrupper til å komme med innspill.

– I Orkland er vi opptatt av å få med innbyggerstemmen. Derfor inviterte vi både eldrerådet og kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne i arbeidet. De har vært klare i sine tilbakemeldinger. Dette har ført til helt konkrete endringer i hvordan vi skriver, sier Larsen.

Arild Røland deltok i prosjektet som en av to representanter for kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Han er glad for at innbyggerstemmen er vektlagt i språkarbeidet.

– Språket som normalt brukes, kan fort få litt stammepreg over seg. Saksbehandlerne var veldig åpne for innspill for hvordan tekstene kan gjøres mer lettfattelige for folk flest, sier Røland.

Stor forvandling

I løpet av flere samlinger i vår har de ansatte ved tildelingskontoret fått en rekke nyttige verktøy som skal bidra til klarere språk. Det handler blant annet om å henvende seg direkte til mottakeren, bruke ord som ligger nær dagligspråket og styre unna kompliserte faguttrykk og abstrakte fraser.

– Vårt språkarbeid handler om å ta mottakernes perspektiv. I tillegg ønsker vi å benytte et skriftlig språk som i større grad ligner på vårt muntlige, sier Larsen.

I pilotprosjektet har de sett nærmere på et typisk vedtaksbrev, som sendes ut til innbyggere etter at søknaden deres er behandlet hos tildelingskontoret. Ansatte og brukere ble utfordret på hvordan språket i brevet kunne bli klarere.

Og forvandlingen er stor, slår Larsen fast.

– Det nye vedtaksbrevet har et språk som er mer likt det vi snakker. Det oppleves som mindre byråkratisk enn tidligere. I teksten framgår det tydeligere hva vedtaket innebærer, og hvilke tjenester kommunen yter. Brevet er også kortere, mer ryddig og oversiktlig enn tidligere, sier han.

Mindre avstand

– Vi jobbet i grupper sammen med saksbehandlerne, og fikk umiddelbart en felles forståelse av hvordan teksten burde se ut for å gjøre den lettfattelig for mottakeren. Vedtaket, og begrunnelse for vedtaket, kommer tydelig fram, sier Røland.

Han mener klart språk bidrar til å skape mindre avstand mellom byråkrati og innbyggerne.

– Prosjektet rimer godt med verdiene til Orkland kommune. Det er modig å prøve noe nytt, det er klokt å skape samhandling mellom kommune og innbyggere, og det er nært å bruke et språk som folk forstår, legger Røland til.

Kirsti Hesselberg er saksbehandler ved tildelingskontoret, og mener språkprosjektet har vært svært positivt.

– Jeg har tenkt på dette tidligere, at tekstene vi skriver kan bli bedre. Språk er ikke statisk, men endrer seg hele tiden. Her fikk vi nyttige tilbakemeldinger fra engasjerte brukergrupper. Vi har allerede begynt å endre på noen av tekstmalene våre, forteller Hesselberg.